Korrigieren im PDF-Dokument – leicht gemacht!

PDF-KorrektuwerkzeugePDF-Dateien – wer von uns kennt und schätzt sie nicht? Schließlich ermöglicht uns das smarte Portable Document Format den unproblematischen Austausch von elektronischen Dokumenten: Unabhängig von Hardware, Betriebssystem oder Programm werden Dateien originalgetreu wiedergegeben.

In PDF umgewandelte Dokumente sehen aus wie gedruckt. Darum eignen sie sich auch hervorragend, um etwa Kunden ihre Printprodukte zur Korrektur und Freigabe vorzulegen oder Rückmeldungen zu einem Projekt im Kollegenkreis einzuholen. Mit den praktischen Korrektur-Kommentaren, die der kostenlose Adobe Reader (ab Version XI) ebenso zur Verfügung stellt wie die Adobe Acrobat Pro-Vollversion, lassen sich Änderungswünsche und Korrekturen  einfach und effizeint mitteilen. Theoretisch zumindest.

Denn bei der Anwendung der Korrekturtools endet häufig die Erfolgsstory. Oft ist der Umgang mit den Anmerkungen und Grafikmarkierungen im besten Sinne „kreativ“ zu nennen: Gelb leuchtend ist da ein Wort hervorgehoben und sorgfältig ein Kommentar hinzugefügt: „bitte das a streichen“. Oder eine zugefügte Notiz hängt irgendwo in einem Absatz und ist nicht eindeutig zuzuordnen. Oder ein Wort ist kräftig grün unterstrichen – was es damit auf sich hat, dazu darf sich der Empfänger seine eigenen Gedanken machen. Oder ein ganzer Absatz ist mit fünf dynamisch gesetzten Grafikmarkierungslinien mutig durchgestrichen; dass die dann mit fünf Einträgen die Kommentarliste unübersichtlicher machen, wen kümmert’s?  Uneindeutiges, umständliches oder uneinheitliches Kommentieren führt eher zu zeitaufwendigen Rückfragen oder Fehlinterpretationen als zu einem effizienten Workflow:

Nein, natürlich meinen wir nicht, dass sich jeder in den Tiefen von Adobe Acrobat auskennen muss. Aber eigentlich ist der Gebrauch der Korrektur-Kommentare ganz einfach und ihr durchgängiger und eindeutiger Einsatz kann beiden Seiten bspw. einen Korrekturworkflow immens erleichtern. Die wichtigsten Regeln dafür:

  • Jede Korrektur-Anmerkung erfüllt einen bestimmten Zweck und sollte nur für diesen eingesetzt werden.
  • Jeder Fehler darf nur einmal markiert werden.
  • Abgesehen von Textstreichungen ist jeder Markierung ein Kommentar hinzuzufügen.
  • Anmerkungen sollten immer kurz und verständlich sein.

Unserer Erfahrung nach reichen sechs Korrekturfunktionen im Normalfall vollständig aus. Diese erklären wir im anhängenden Dokument. Und freuen uns, wenn wir Ihnen – Kundinnen und Kunden, Kolleginnen und Kollegen – das Leben damit ein wenig leichter machen.

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